Sukladno čl. 97. Zakona o zemljišnim knjigama, prijedlog za upis podnosi se u pisanom obliku kod zemljišnoknjižnog suda, koji će ga zaprimiti bez obzira je li prikladan da se po njemu provede upis. Prijedlog za upis mora biti jasno označen kao podnesak upućen zemljišnoknjižnom sudu oznakom: zemljišnoknjižna stvar (zemljišnoknjižni predmet). To vrijedi i za sve ostale podneske upućene zemljišnoknjižnom sudu.
PRAVILNIK o obrascima u zemljišnoknjižnom postupku - moguće je pronaći u Narodnim novinama br. 123/04.
Zastupanje
Ako Vas u postupku zastupa odvjetnik potrebno je priložiti uredno popunjenu odvjetničku punomoć (navesti vrstu radnje, broj spisa, prezime i ime stranaka).
Ako Vas zastupa opunomoćenik kod sklapanja pravnog posla obavezno je priložiti punomoć s izvršenom ovjerom potpisa osobe koja je izdala punomoć.
Temeljem odredbe članka 89.a Zakona o parničnom postupku - u zemljišnoknjižnom postupku glede ponošenja prijedloga za uknjižbu: “Stranku kao punomoćnik može zastupati samo odvjetnik, ako zakonom nije drugačije određeno. Stranku može kao punomoćnik zastupati osoba koja je s njome u radnom odnosu, ako je potpuno poslovno sposobna. Stranku kao punomoćnik može zastupati srodnik po krvi u pravoj liniji, brat, sestra ili bračni drug – ako je potpuno poslovno sposoban i ako se ne bavi nadripisarstvom.”
Isprave
Sve isprave moraju biti dostavljene u izvorniku ili čitljivom, propisno ovjerovljenom prijepisu (osim domovnice i osobne iskaznice koje se prilažu u presliku, a izvornik se daje samo na uvid).
Ako isprave nisu sastavljene na hrvatskom jeziku, odnosno na drugom jeziku na kojem je dopušteno predavati podneske sudu, treba uz njih podnijeti i prijevod ovjerovljen od sudskoga tumača.
Odlučivanje
Nakon što se prijedlog preda sudu, upisuje se u urudžbeni brojevnik. Tako dobiva brojčanu oznaku koja se sastoji od broja predmeta i posljednje dvije znamenke godine u kojoj je predmet primljen (broj dnevnika - npr. broj Z-111/11). Pod tim brojem će se donijeti odluka (rješenje) o prijedlogu i provesti upis u zemljišnu knjigu. Urudžbeni broj je ujedno i plomba, koja se stavlja na ono mjesto u zemljišnoj knjizi gdje će biti proveden upis. Plomba ima svrhu da učini vidljivim da se u tom ulošku zahtijeva neki upis. Plomba se briše po službenoj dužnosti nakon provedbe traženog upisa, ili – ako prijedlog bude odbijen – nakon što se u zemljišnu knjigu unese da je prijedlog za upis odbijen.
Prijedlog će biti uredan ako sadržava:
- oznaku da se radi o zemljišnoknjižnom predmetu - naziv općinskog suda kojem se prijedlog podnosi (npr. Općinski sud u Virovitici)
- ime i točnu adresu predlagatelja i protustranaka (npr. Ivan Ivić iz Virovitice, Virovitička 1)
- broj zemljišnoknjižnog uloška i naziv katastarske općine (npr. zk.ul.br. 123 k.o. Virovitica)
- točnu oznaku katastarske čestice (npr. k.č.br. 11 kuća i dvorište u Gajevoj ulici sa 200m2)
- pravo, osobni odnos ili činjenicu koja je predmet upisa te koju vrstu upisa zahtijeva
- točna imena i adrese osoba koje treba obavijestiti o upisu
Prijedlog će biti potpun:
- ako su mu priložene sve potrebne isprave na temelju kojih se traži određeni upis
- isprave moraju biti priložene u izvorniku ili ovjerovljenom prijepisu i na njima obvezno mora biti naveden OIB (osobni identifikacijski broj) za sve stranke u postupku
- ako je, uz ispravu koja nije sastavljena na hrvatskom jeziku, priložen i prijevod iste koji je ovjerio sudski tumač.
Sukladno čl. 108. Zakona o zemljišnim knjigama zemljišnoknjižni sud će, nakon što je pregledao prijedlog za upis i priloge, dopustiti upis ako:
- iz zemljišne knjige nije vidljivo da bi glede predmeta upisa postojala zapreka tom upisu,
- nema osnove za sumnju u to jesu li osobe protiv kojih se zahtijeva upis sposobne raspolagati predmetom na koji se upis odnosi, niti u to je li osoba koja je prijedlog podnijela na to ovlaštena,
- utemeljenost prijedloga proizlazi iz sadržaja podnesenih isprava i
- isprave imaju potrebni oblik.
Napomene
Ako nije sređeno ZK stanje i nije upisan Vaš pravni prednik potrebno je ispravama dokazati neprekinuti niz izvanknjižnih stjecanja do sebe. Kod odlučivanja o Vašem prijedlogu mjerodavno je ZK stanje u vrijeme kada je taj prijedlog stigao ZK odjelu.
Prije svakog raspolaganja, obavezno provjeriti stanje u zemljišnoj knjizi.
Zatražiti novi izvadak iz zemljišne knjige. Tako se saznaje upisani vlasnik i opterećenost nekretnine (upisana hipoteka, prava služnosti, uporabe, zabrane i sl.). Ovisno o stanju upisa u zemljišnoj knjizi, mogli bi se zahtijevati dodatni dokumenti. Kod sastavljanja ugovora koristiti se opisom nekretnina prema opisu u ZK zvatku.